Tic?s y la comunicación interna.

Introducción

La intranet es una herramienta masivamente utilizada por un sin numero de organizaciones para gestionar su información con distintos publicos de forma clara y expedita.

En términos técnicos es la implantación o integración en una red local o corporativa de tecnologías avanzadas de publicación electrónica basadas en WEB en combinación con servicios de mensajería, con partición de recursos, acceso remoto y toda una serie de facilidades cliente / servidor proporcionadas por la pila de protocolos TCP/IP, diseñado inicialmente para la red global internet. Su propósito fundamental es optimizar el flujo de información con el objeto de lograr una importante reducción de costes en el manejo de documentos y comunicación interna.

Al igual que en internet la pieza clave de la Intranet es el Wold Wide Web, pero de forma que la información de la empresa este accesible solo a los miembros de la organización, quienes, en consecuencia disponen de navegadores WWW para acceder a los datos internos de la empresa.

A continuación se exponen distintas características sobre la Intranet , funciones y beneficios.
La intranet

Un soporte importante para toda organización tanto como Internet es la creación y uso de la Intranet corporativa, la cual integra información administrativa, de procesos productivos, comunicativos y en relacionales entre los integrantes de la organización. Esta plataforma genera más cohesión, organización y permite un lenguaje único en toda institución que lo implementa.

Hasta hace poco, las corporaciones dependían de sistemas de hardware y software propietarios de una empresa en particular para poner sus computadoras en red, un proceso costoso que consume mucho tiempo. Esto dificultaba más las cosas cuando las oficinas estaban esparcidas alrededor del mundo. Incluso, bajo las mejores condiciones, compartir información entre distintas plataformas de hardware, formatos de archivos y software no es una tarea fácil. Al usar nuevas tecnologías de la Internet, las intranets resuelven este problema, simplificando la comunicación y colaboración interna. Sin embargo, no hay que olvidar que la tecnología es un medio, una herramienta para satisfacer las necesidades de una empresa. Para ello es imprescindible enfocar los esfuerzos en resolver los problemas que pueda tener la empresa y luego elegir la mejor tecnología en la que apoyarse.

La información es almacenada en uno o más servidores de la compañía. Se accede a ellos usando un navegador Web, como el Netscape Navigator o el Internet Explorer. Esta Internet propietaria en miniatura puede tener las mismas características que la Internet propiamente dicha, como páginas individuales, grupos de discusión y correo electrónico, pero está restringido a los empleados y contratistas de la compañía.

Sencilla y de fácil manejo para el usuario
Para los empleados que ya están familiarizados con la navegación en la Internet, aprender a navegar la intranet de la compañía requiere poca preparación. Aunque resulta útil tener una intranet conectada a la Internet, ciertamente no es esencial. Incluso, si se conectan externamente, las compañías restringen el acceso de su intranet desde la Internet al construir un cortafuego. Con tanta información corporativa disponible en los servidores internos, la seguridad sigue siendo la prioridad más importante.

La intranet al final se convierte en un lugar de consulta y trabajo diario al cual acudir para comprobar un presupuesto anual, compartir información y noticias, acceder a bases de datos, propuestas a clientes, revisar un manual de prestaciones, reservar la sala de conferencias, coger las vacaciones, consultar el último informe, acceder al correo electrónico desde fuera de la oficina, etc... Esta información puede estar disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana para cualquiera que tenga acceso, ya sea estando de viaje, trabajando en casa o en una oficina remota.

Ahorro de tiempo y dinero
Los beneficios e implicaciones de una intranet pueden ser enormes. Por ejemplo, muchas compañías invierten una gran suma distribuyendo documentos impresos a sus empleados, como cartas informativas o manuales. Al poner estos documentos disponibles electrónicamente, los gastos pueden reducirse dramáticamente, al no realizar tanto gasto en papel.

Más allá de la última instancia, el compartir documentos electrónicos promueve nuevas formas de colaboración y simplifica la comunicación interna. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseños e información pueden ser compartidos en línea, a través de una junta virtual, donde cada participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutiéndolo por teléfono o con telefonía en línea. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir un centavo en gastos de viaje. De esta forma también se promueve la participación, y muchos empleados encuentran la intranet como un canal adecuado para dar a conocer unas ideas que a lo mejor, de otra forma no se hubieran canalizado.

En la era del conocimiento y de las nuevas tecnologías, una Intranet puede ser de gran ayuda en la creación de valor, ya que actualmente las empresas que generan conocimiento y se preocupan de gestionarlo son capaces de generar eficiencias de gran escala.

Link.:  http://www.navactiva.com/es/documentacion/la-intranet-una-herramienta-de-comunicacion-interna-en-la-empres_18465

Beneficios de la comunicación interna

Compartir archivos, acceder a bases de datos de clientes desde cualquier parte, conocer las novedades de la empresa, enterarse sobre los nuevos miembros del equipo de trabajo, poner al alcance de todos los cambios en el sistema de calidad, trabajar en equipo sin necesidad de estar en el mismo espacio, fluidez en los procesos de compra, reírse con los chistes del momento, conocer nuevas oportunidades de carrera en la organización, gestionar eficaz e interactivamente el plan de formación interno, anunciar la venta o interés de compra de un vehículo por parte de cualquier trabajador, felicitar a quienes están cumpliendo años o a aquellos que lo merecen por un buen trabajo realizado, realización de cursos on line (e-learning), programas de inducción o de acogida como dirían los españoles que sean más agradables que los casi siempre voluminosos manuales de inducción, acceso a, valga la redundancia, manuales de procesos en forma clara y rápida y, para no seguir extendiéndonos, consulta de la biblioteca física o virtual de la compañía, son elementos comunes en empresas con aspectos tan sencillos como, verbigracia, deslocalización geográfica y más de dos computadores. ¿Se imagina cuántas empresas se han planteado preguntas a por lo menos dos o tres de las actividades cotidianas que hemos citado?. Respuesta: Millones.

Esto no es un tema que se puede abordar sólo desde la óptica técnica, toda vez que cada uno de los miembros de la organización tendrá necesidades que solventar y, por tal motivo, querrá participar. Desde el área del talento humano, sobran razones para argumentar la adopción de una plataforma de comunicación que permita facilitar procesos rutinarios y sobre todo, que contribuyan a mejorar el clima laboral.

¿Será esto un sueño que haya tenido alguna vez?.: Acceso a cursos interactivos, evaluación y seguimiento de alumnos en forma automática, una plataforma de e-learning que no demande grandes conocimientos técnicos para su manejo, gestión interactiva del plan de formación, difusión del plan de bienestar social, chat al mejor estilo ICQ o Messenger, automatización de currículum de colaboradores internos o externos, dar a conocer las novedades del área, publicar en Web automáticamente sin necesidad de manejar HTML, etc.. ¡No!, no es un sueño, es una realidad.

La incorporación de nuevas tecnologías es de vital importancia desde el área de recursos humanos y la relación beneficio / coste es ampliamente favorable para la empresa. No se trata de salir al mercado y comprar la intranet o extranet más costosa, sino que se realice un minucioso estudio sobre cual debe ser la mejor plataforma de comunicación para su organización y, que su proceso de implantación sea el menos traumática posible. Puede usted pensar en soluciones que van desde las gratuitas disponibles en Internet, pasar por desarrollos a medida, o decidirse por soluciones probadas con éxito como la de First Class o el conocido Windows NT (normalmente utilizado por medianas y grandes empresas).

Facilite el trabajo, permita que fluya la comunicación entre los miembros de su equipo, observará, sentirá y escuchará resultados sorprendentes en su organización, que significará beneficios en el clima laboral y en la forma en la que lo percibirá su cliente externo.

(navactiva.com)

Consideraciones

La intranet es tan solo una herramienta de gestión y comunicación. Razón por la cual, es necesario establecer qué tipos de acciones y relaciones deben generarse a través de esta, para no mermar las relaciones interpersonales, el dialogo, creación y mejora de confianza hacia y con los públicos internos y la concertación de acuerdos.

Como sistema informático, necesita mantenimientos programados para la conservación y protección del sistema general, previniendo errores de programación, intervenciones de terceros o mal uso de esta, además de una correcta instalación eléctrica para proteger la pérdida de información derivada de cortes de alimentación eléctrica, o alzas de temperatura del hardware.

Además es importante una constante supervisón directiva y comunicativa sobre lo que actualmente se maneja dentro de la intranet. Información corporativa, acciones de integrantes, opiniones de los departamentos que componen la empresa entre otros directamente vinculados en el orden de los mensajes que se están generando en este espacio.

Conclusión

Una de las grandes ventajas del internet, que explica sus éxito internacional es que da cabida a todo tipo de equipos, (mac, pc, unís,vax, etc...) fabricantes, redes, tecnología y medio físico de transmisión. Con esta premisa, una idea muy interesante es utilizar las tecnologías de internet dentro de una organización.

Toda intranet implementada dentro de una organización se verá beneficiada en la cohesión y coherencia de sus integrantes, mensajes, información y lineamientos que se tengan como objetivos

Jorge R

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